Verpflegungsmehraufwand 2026: So viel Spesen gibt es pro Tag

Was ist Verpflegungsmehraufwand?

Wer beruflich auswärts arbeitet, isst meist teurer als zu Hause. Dafür gibt es eine feste Pauschale pro Tag. Belege fürs Essen brauchst Du nicht. Es zählt nur, wie lange Du weg warst.

Die Pauschale gibt es, wenn Du außerhalb Deiner Wohnung und Deiner ersten Tätigkeitsstätte arbeitest. Das sind zum Beispiel Termine bei Kunden, Baustellen, Seminare oder Dienstreisen. Der normale Weg ins eigene Büro zählt nicht.

Die Beträge gelten für Angestellte und Selbstständige gleich.

Wie hoch sind die Spesen 2026?

Die Beträge sind 2026 gleich geblieben. Gezählt wird die ganze Zeit außer Haus, also mit Hin- und Rückweg. Genau 8 Stunden reichen nicht, es müssen mehr sein.

Fängst Du abends an und kommst am nächsten Morgen ohne Übernachtung zurück, zählt der Tag, an dem Du länger weg warst.

Beispiel

Max fährt 2026 von Montag früh bis Mittwochabend zu einem Kunden nach Leipzig. Er übernachtet zweimal im Hotel. Am Freitag hat er einen Termin in der Nähe und ist 10 Stunden unterwegs.

Was ist, wenn der Arbeitgeber das Essen bezahlt?

Bekommst Du auf der Reise Essen vom Arbeitgeber oder auf seine Rechnung, wird die Pauschale gekürzt. Grundlage ist immer der volle Tagessatz von 28 Euro.

Zahlt der Arbeitgeber Max am Dienstag das Frühstück im Hotel, bleiben für diesen Tag 28 − 5,60 = 22,40 Euro. Gekürzt wird nie mehr als die Pauschale. Zahlst Du selbst etwas für das Essen dazu, wird um diesen Betrag weniger gekürzt.

Sind Spesen steuerfrei?

Ja, wenn Dein Arbeitgeber sie Dir zahlt, bis zur Höhe der Pauschalen. Zahlt er mehr, ist der Teil darüber in der Regel steuerpflichtig.

In der Steuererklärung setzt Du nur an, was Dein Arbeitgeber Dir weniger gezahlt hat als die Pauschale. Hat er alles erstattet, bleibt nichts übrig. Was er Dir steuerfrei fürs Essen gezahlt hat, steht auf Deiner Lohnsteuerbescheinigung in Nummer 20.

Gibt es die Pauschale auch bei längeren Einsätzen?

Arbeitest Du längere Zeit am selben Ort, gibt es die Pauschale nur für die ersten drei Monate. Das betrifft zum Beispiel eine lange Baustelle oder einen Einsatz bei immer demselben Kunden.

Bist Du mindestens vier Wochen nicht dort gewesen, beginnen die drei Monate neu. Der Grund für die Pause spielt keine Rolle.

Was gilt für die Übernachtung?

Für das Hotel setzt Du die echten Kosten an. Dafür brauchst Du die Rechnung. Ist das Frühstück im Preis und steht nicht extra auf der Rechnung, ziehst Du pro Nacht 5,60 Euro ab.

Es gibt auch eine Übernachtungspauschale, im Inland 20 Euro pro Nacht. Die darf aber nur Dein Arbeitgeber steuerfrei zahlen. In Deiner Steuererklärung zählen immer die echten Kosten.

Übernachtest Du als Fahrer im Lastwagen, kannst Du statt der einzelnen Kosten 9 Euro pro Tag ansetzen. Das gilt an Tagen, an denen Dir auch die Pauschale fürs Essen zusteht.

Was gilt bei Reisen ins Ausland?

Für jedes Land gibt es eigene Beträge. Das Bundesfinanzministerium gibt sie jedes Jahr neu bekannt. Es zählt das Land, das Du an dem Tag vor 24 Uhr zuletzt erreichst.

Die Kürzung für Mahlzeiten richtet sich im Ausland nach dem vollen Tagessatz des Landes.

Was ist mit den Fahrtkosten?

Fährst Du mit dem eigenen Auto auf Dienstreise, setzt Du 30 Cent pro gefahrenem Kilometer an. Hier zählen Hin- und Rückweg. Das ist anders als bei der Pendlerpauschale für den Weg ins Büro, bei der nur die einfache Strecke zählt.

Fährst Du mit Bahn oder Bus, setzt Du die Ticketkosten an.

Wo trage ich das ein?

Als Angestellter trägst Du die Spesen in die Anlage N ein, bei den Werbungskosten unter den Reisekosten. Dort gibst Du die Zahl der Tage je Pauschale an und ziehst ab, was Dein Arbeitgeber steuerfrei gezahlt hat.

Als Selbstständiger setzt Du sie in der Anlage EÜR als Betriebsausgabe an.

Schreib Dir jede Reise auf, mit Datum, Uhrzeit, Ort und Anlass. Das reicht als Nachweis, falls das Finanzamt fragt.

So hilft Dir KiepEasy

Unter „Spesen“ trägst Du Deine Reisen ein. Du kannst die Tage zusammen angeben oder jede Reise einzeln mit Datum und Land. KiepEasy rechnet die Pauschalen aus, auch mit den Sätzen fürs Ausland. Gestellte Mahlzeiten und Erstattungen vom Arbeitgeber zieht KiepEasy ab. Die ELSTER-Ausfüllhilfe zeigt Dir, wo die Werte in der Anlage N hingehören. Du prüfst jeden Wert selbst, bevor Du ihn übernimmst.

KiepEasy ist noch in der Testphase.