Umsatzsteuererklärung als Kleinunternehmer: Wann Du sie abgeben musst

Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

In der Regel nein. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht zur Umsatzsteuererklärung für Kleinunternehmer nicht mehr. Das betrifft die Erklärung für 2025 und alle Jahre danach. Schreibst Du nur Deine eigenen Rechnungen ohne Umsatzsteuer, musst Du nichts abgeben.

Kleinunternehmer bist Du 2026, wenn Dein Umsatz 2025 nicht über 25.000 Euro lag und 2026 nicht über 100.000 Euro liegt. Mehr dazu steht im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.

Was galt bis 2024?

Bis 2024 mussten auch Kleinunternehmer jedes Jahr eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Darin standen vor allem die eigenen Umsätze. Steuer zahlen mussten die meisten trotzdem nicht.

Für 2024 und die Jahre davor gelten die alten Regeln weiter. Fehlt Dir noch eine Erklärung für eines dieser Jahre, gibst Du sie also noch ab.

Wann muss ich sie doch abgeben?

Es gibt zwei Fälle.

Rechnungen aus dem Ausland: Kaufst Du eine Dienstleistung bei einer Firma im Ausland ein, steht auf der Rechnung oft „Reverse Charge“. Dann schuldest Du die deutsche Umsatzsteuer selbst, auch als Kleinunternehmer. Für das Vierteljahr, in dem sie anfällt, gibst Du eine Voranmeldung ab. Nach Ende des Jahres kommt die Umsatzsteuererklärung dazu.

Aufforderung vom Finanzamt: Das Finanzamt darf Dich auffordern, eine Erklärung abzugeben. Dann musst Du das tun, auch ohne Rechnungen aus dem Ausland.

Was steht in der Erklärung?

Die Erklärung ist kurz. Du trägst diese Angaben ein:

• Deine eigenen Umsätze des Jahres. Es zählt, was im Jahr bei Dir eingegangen ist. Den Verkauf von Dingen, die Du länger im Betrieb benutzt hast, rechnest Du nicht mit.
• Die Rechnungen aus dem Ausland und die Steuer darauf.
• Was Du schon gemeldet hast, also die Steuer aus Deinen Voranmeldungen.

Vorsteuer ziehst Du als Kleinunternehmer nicht ab. Die Steuer auf die Auslandsrechnungen bekommst Du also nicht zurück.

Beispiel

Lisa ist Kleinunternehmerin. 2026 nimmt sie 18.000 Euro ein. Im März bucht sie Werbung bei einem Anbieter in Irland für 500 Euro. Auf der Rechnung steht „Reverse Charge“. Für das erste Vierteljahr hat sie deshalb eine Voranmeldung abgegeben und 95 Euro gezahlt.

Lisa zahlt nichts nach, weil sie die Steuer schon gemeldet hat. Die Erklärung für 2026 gibt sie trotzdem ab, bis zum 31. Juli 2027.

Bis wann muss ich sie abgeben?

Die Umsatzsteuererklärung gibst Du bis zum 31. Juli des folgenden Jahres ab. Für 2026 ist das der 31. Juli 2027. Hilft Dir ein Steuerberater, gilt eine spätere Frist.

Abgegeben wird sie elektronisch, zum Beispiel über Mein ELSTER. Dort heißt das Formular „Umsatzsteuererklärung“ mit der Jahreszahl.

Was ist, wenn ich über die Grenze komme?

Kommst Du im laufenden Jahr über 100.000 Euro, endet die Kleinunternehmerregelung noch im selben Jahr. Ab dann schreibst Du Rechnungen mit Umsatzsteuer. Für dieses Jahr gibst Du dann eine normale Umsatzsteuererklärung ab.

Liegst Du im Jahr über 25.000 Euro, aber unter 100.000 Euro, ändert sich im laufenden Jahr nichts. Im nächsten Jahr bist Du aber kein Kleinunternehmer mehr. Wie das im Einzelnen läuft, steht im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.

So hilft Dir KiepEasy

Wählst Du bei einer Ausgabe „Dienstleistung aus dem Ausland“, zeigt Dir KiepEasy, wie viel Umsatzsteuer Du dafür ans Finanzamt zahlst. Die Ausfüllhilfe für die Umsatzsteuer-Voranmeldung zeigt Dir, was Du für dieses Vierteljahr einträgst. Du prüfst jeden Wert selbst, bevor Du ihn übernimmst.

KiepEasy ist noch in der Testphase.