Rechnung als Kleinunternehmer: Pflichtangaben und Muster für 2026

Was muss auf eine Rechnung als Kleinunternehmer?

Diese Angaben sind Pflicht, sobald die Rechnung über 250 Euro liegt:

Statt Steuernummer oder USt-IdNr. darfst Du auch eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer angeben, falls Du eine hast. Die brauchen nur Kleinunternehmer, die die Regelung auch in anderen EU-Ländern nutzen.

Brauche ich eine Rechnungsnummer?

Seit 2025 steht sie nicht mehr in der Liste der Pflichtangaben für Kleinunternehmer. Das Datum, an dem Du die Leistung erbracht hast, ebenfalls nicht.

Trotzdem lohnen sich beide. Mit einer Nummer findest Du jede Rechnung schnell wieder, und Dein Kunde kann sie bei der Zahlung angeben. Viele Firmen erwarten außerdem eine Nummer und ein Leistungsdatum, weil ihre Buchhaltung damit arbeitet.

Welcher Hinweis gehört statt der Umsatzsteuer auf die Rechnung?

Ein Hinweis, dass Dein Umsatz steuerfrei ist. Eine feste Formulierung schreibt das Gesetz nicht vor. Gängig ist:

Steuerfreier Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Ein älterer Satz wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ nennt die Steuerbefreiung nicht ausdrücklich. Seit 2025 ist deshalb die neue Formulierung die bessere Wahl.

Muster: So kann Deine Rechnung aussehen

Lena Muster · Grafikdesign
Musterweg 1, 20095 Hamburg
Steuernummer: 12/345/67890

An
Beispiel Bau GmbH
Hafenstraße 5, 20457 Hamburg

Rechnung Nr. 2026-014
Datum: 20.10.2026
Leistungszeitraum: 01.10. bis 15.10.2026

Logo-Entwurf mit 3 Varianten           450,00 €
Visitenkarten-Layout                   150,00 €
                                       --------
Gesamtbetrag                           600,00 €

Steuerfreier Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Bitte überweise den Betrag bis zum 03.11.2026 auf
IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00.

Name, Anschrift, Steuernummer und Bankverbindung im Muster sind ausgedacht. Nummer und Leistungszeitraum sind freiwillig, aber üblich.

Was gilt bei kleinen Beträgen bis 250 Euro?

Dann reicht eine Kleinbetragsrechnung. Darauf müssen nur stehen: Dein Name und Deine Anschrift, das Datum, was Du geleistet hast, der Betrag und der Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Name und Anschrift Deines Kunden und Deine Steuernummer dürfen fehlen. Die 250 Euro meinen den Gesamtbetrag der Rechnung.

Was passiert, wenn ich doch Umsatzsteuer auf die Rechnung schreibe?

Dann schuldest Du diese Umsatzsteuer dem Finanzamt, obwohl Du Kleinunternehmer bist. Du musst sie also zahlen. Prüf deshalb vor dem Verschicken, dass auf der Rechnung keine Umsatzsteuer steht. Ist es doch passiert, kannst Du die Rechnung berichtigen.

Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung schreiben?

Nein. Du darfst Deine Rechnungen weiter als PDF oder auf Papier schicken, auch an Firmen. Empfangen musst Du E-Rechnungen aber können. Mehr dazu steht im Ratgeber zur E-Rechnung.

Wie lange muss ich meine Rechnungen aufheben?

Acht Jahre. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem Du die Rechnung geschrieben hast. Eine Rechnung vom Oktober 2026 hebst Du also bis Ende 2034 auf. Das gilt auch für Rechnungen, die Du bekommst.

So hilft Dir KiepEasy

In KiepEasy schreibst Du Deine Rechnungen direkt. Gibst Du an, dass Du Kleinunternehmer bist, steht keine Umsatzsteuer darauf, dafür automatisch „Steuerfreier Kleinunternehmer nach § 19 UStG“. Die Rechnungsnummer vergibt KiepEasy selbst. Bevor Du eine Rechnung ausstellst, prüft KiepEasy, ob die Pflichtangaben da sind, und sagt Dir, was noch fehlt. Jede Rechnung bekommst Du als PDF, mit einer eingebetteten E-Rechnung für Kunden, die eine brauchen.

KiepEasy ist noch in der Testphase.