Aufbewahrungsfristen 2026: Wie lange Du Rechnungen und Belege aufheben musst

Welche Fristen gelten 2026?

Zu den Aufzeichnungen gehören bei einer Einnahmenüberschussrechnung zum Beispiel Deine Listen der Einnahmen und Ausgaben.

Was hat sich 2025 geändert?

Für Rechnungen und andere Buchungsbelege gelten seit dem 1. Januar 2025 acht statt zehn Jahre. Das gilt auch für ältere Belege, deren Frist Ende 2024 noch nicht abgelaufen war.

Für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse bleibt es bei zehn Jahren.

Ab wann läuft die Frist?

Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder der Beleg entstanden ist. Bei Büchern und Aufzeichnungen zählt das Jahr des letzten Eintrags.

Beispiel: Du bekommst am 15. März 2026 eine Rechnung. Die Frist beginnt am 31. Dezember 2026 und dauert 8 Jahre. Sie endet am 31. Dezember 2034. Ab dem 1. Januar 2035 darfst Du die Rechnung vernichten.

Darf ich nach Ablauf der Frist alles wegwerfen?

Meistens ja. Es gibt aber eine Ausnahme: Solange das Finanzamt Deine Steuer für ein Jahr noch ändern darf, läuft die Frist für die Unterlagen dieses Jahres nicht ab. Das kann zum Beispiel bei einer laufenden Prüfung oder einem Einspruch der Fall sein.

Bist Du unsicher, heb die Unterlagen lieber etwas länger auf.

Darf ich Belege digital aufbewahren?

Ja. Du darfst Deine Unterlagen als Datei aufbewahren. Sie müssen aber die ganze Frist über lesbar sein und dürfen sich nicht verändern lassen. Das Finanzamt muss sie auf Nachfrage am Computer auswerten können.

E-Rechnungen bekommst Du als Datei. Diese Datei hebst Du so auf, wie sie gekommen ist. Ein Ausdruck reicht dafür nicht.

Papierbelege darfst Du einscannen. Ob Du das Papier danach wegwerfen darfst, hängt davon ab, wie Du scannst und ablegst. Im Zweifel hebst Du das Original auf.

Was gilt für Privatleute?

Als Privatperson musst Du Deine Belege für die Steuererklärung in der Regel nicht aufheben. Sinnvoll ist es trotzdem, bis Dein Steuerbescheid nicht mehr geändert werden kann.

Eine Ausnahme sind Rechnungen für Arbeiten an Deiner Wohnung oder Deinem Haus, zum Beispiel von Handwerkern. Diese Rechnungen hebst Du 2 Jahre auf. Mehr dazu steht im Ratgeber zu den Belegen für die Steuererklärung.

So hilft Dir KiepEasy

In KiepEasy lädst Du Deine Belege hoch, nach Steuerjahr geordnet. So findest Du sie wieder, wenn das Finanzamt fragt. Deine Daten kannst Du jederzeit exportieren. KiepEasy ersetzt aber nicht Dein Original. Bewahre Deine Unterlagen deshalb zusätzlich so auf, wie das Gesetz es verlangt.

KiepEasy ist noch in der Testphase.